Bonjour à tous,
Je viens d’être élue présidente de mon syndicat de copropriétaires. L’ancien président me dit qu’il ne peut pas me remettre le mot de passe du compte email (Gmail) du syndicat, car il a utilisé ses données personnelles pour le créer.
Je peux créer une nouvelle adresse email, mais je m’interroge sur l’historique des courriels depuis des années, dont le syndicat n’aura plus accès.
Ma question : A-t-il le droit de faire cela ?
Merci pour vos conseils.
Bonjour,
La réponse dépend du rôle exact de l’ancien président (président du conseil syndical ou syndic bénévole) et de l’usage du compte email. Voici une analyse juridique nuancée.
Il est important de distinguer deux fonctions :
| Fonction | Rôle |
|---|---|
| Président du conseil syndical | Copropriétaire élu par le conseil syndical. Il assiste et contrôle le syndic. |
| Syndic bénévole | Copropriétaire élu par l’AG pour représenter le syndicat et gérer la copropriété. |
Les textes sur les archives visent principalement le syndic (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Pour un simple président du conseil syndical, les obligations sont moins contraignantes, mais les bonnes pratiques de gouvernance restent applicables.
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que le syndic est chargé « d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires ».
Le décret du 17 mars 1967 (article 33) précise que les archives comprennent notamment :
« toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble et au syndicat ».
Les emails de gestion (devis, contrats, échanges avec entreprises, copropriétaires, banques, etc.) entrent donc dans cette logique d’archives, lorsqu’ils sont utilisés pour la gestion de la copropriété.
Si l’adresse Gmail a été créée pour les besoins du syndicat (par exemple, syndicat.xxx@gmail.com, utilisée pour les fournisseurs, les copropriétaires, les convocations, etc.), elle constitue un outil de gestion du syndicat.
Le fait que l’ancien président ait utilisé ses données personnelles (numéro de téléphone, adresse de récupération) lors de la création du compte ne lui donne pas un droit de propriété sur les échanges liés au syndicat.
En pratique :
En revanche, il n’existe pas de texte imposant explicitement au président du conseil syndical de donner son mot de passe. Il s’agit plutôt d’une bonne pratique de gouvernance.
Si l’ancien président a utilisé une adresse email personnelle (par exemple, jean.dupont@gmail.com) pour les échanges du syndicat, la situation est différente :
Recommandation :
Si l’ancien président refuse de transmettre les accès ou les archives, vous pouvez :
| Étape | Action |
|---|---|
| 1 | Adresser une demande écrite (LRAR) pour lui demander de transmettre les accès et les archives du compte utilisé pour la gestion du syndicat, en rappelant qu’il s’agit de documents nécessaires à la continuité de la gestion. |
| 2 | Créer un nouveau compte pour le syndicat et demander à l’ancien président de vous transférer les courriels pertinents. |
| 3 | Informer le syndic de la situation. Le syndic est tenu de veiller à la continuité de la gestion et peut intervenir. |
| 4 | En cas de refus persistant, une action judiciaire peut être envisagée pour obtenir la communication des documents nécessaires à la gestion du syndicat. Mais une telle procédure n’est pas automatique et dépend de la gravité du préjudice. |
| Question | Réponse |
|---|---|
| Le compte appartient-il juridiquement au syndicat ? | Plutôt oui si le compte a été créé pour les besoins du syndicat. Mais ce n’est pas une notion prévue par les textes ; il s’agit d’un outil de gestion. |
| L’ancien président doit-il donner son mot de passe ? | Pas en tant que tel – il s’agit d’une recommandation pratique. L’important est d’assurer la continuité de la gestion et l’accès aux archives. |
| Quelle est la base juridique ? | Article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et article 33 du décret du 17 mars 1967 sur la conservation des archives. |
| Que faire en cas de refus ? | Demande écrite, nouveau compte, et si nécessaire, action judiciaire en dernier recours. |
Conclusion : L’ancien président ne peut pas bloquer l’accès aux outils et archives du syndicat, surtout si le compte a été créé pour les besoins de la gestion. Il est recommandé de procéder à une transmission ordonnée du compte (mot de passe changé, moyens de récupération mis à jour) ou, à défaut, de créer un nouveau compte et de demander le transfert des courriels pertinents. En cas de refus, une action judiciaire est envisageable, mais elle doit être réservée aux situations où un préjudice est caractérisé.