Bonjour,
La transmission des documents et le contrôle des comptes sont des étapes cruciales, encadrées par la loi.
1. Quels documents sont nécessaires pour contrôler les comptes ?
Pour un contrôle efficace, le nouveau syndic et le conseil syndical doivent disposer de plusieurs documents, qui se complètent :
| Document |
Utilité |
| Grand livre |
Contient l’ensemble des écritures comptables classées par compte. Permet de tracer toutes les opérations. |
| Bilan et compte de résultat |
Synthèse financière de l’exercice. |
| Annexes comptables (1 à 5) |
Obligatoires pour l’AG (article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965) : état des dettes, créances, détails des travaux, etc. |
| Relevés bancaires |
Permettent le rapprochement bancaire (vérification de la correspondance entre le compte 512 du grand livre et le solde bancaire). |
| Factures et justificatifs |
Pièces justificatives des dépenses. |
| Bordereaux de virement |
Permettent d’identifier les bénéficiaires et de rattacher les paiements aux factures. |
Oui, les relevés bancaires sont indispensables pour la vérification comptable. Sans eux, il est impossible de s’assurer que les écritures comptables correspondent bien aux mouvements réels de trésorerie.
2. Que faire si le syndic refuse de fournir les documents ?
Le syndic a l’obligation de transmettre l’ensemble des archives au nouveau syndic dans un délai d’un mois (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). En cas de refus ou de retard :
- Le président du conseil syndical peut adresser une mise en demeure (LRAR) au syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).
- Passé un délai d’un mois, des pénalités de 15 € par jour de retard sont exigibles et imputables sur les honoraires du syndic (article 18 de la loi du 10 juillet 1965).
- Ces pénalités sont dues pour l’ensemble des documents non transmis, et non par document.
Puis-je obtenir les relevés bancaires directement auprès de la banque ?
- En principe non, car le compte bancaire est ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Seul le syndic (ou le nouveau syndic) peut en faire la demande. En cas de blocage, une action en justice est envisageable, mais elle est longue et coûteuse.
3. Le fonds travaux ALUR : quand doit-il être versé sur le compte rémunéré ?
L’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose la création d’un fonds de travaux pour les copropriétés de plus de 10 lots. Les cotisations doivent être versées sans délai sur un compte bancaire séparé (ou un compte rémunéré).
Règle : Les sommes appelées au titre du fonds travaux doivent être versées sur ce compte dès leur perception, et non pas en fin d’année. Les appels de fonds trimestriels (1er, 2e, 3e) doivent donc être immédiatement transférés sur le compte rémunéré.
Si le syndic attend la fin de l’année pour verser les fonds, il prive la copropriété de la rémunération qui aurait dû être perçue. Vous pouvez lui demander des comptes sur ce point, notamment en vérifiant les soldes du compte de travaux.
4. Puis-je faire une seule mise en demeure pour l’ensemble des documents ?
Oui, une seule mise en demeure peut être adressée pour l’ensemble des documents demandés. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le conseil syndical peut demander communication de toutes les pièces relatives à la gestion. Une demande globale est parfaitement valable.
Les pénalités sont applicables à compter de l’expiration du délai d’un mois suivant la demande, sur l’ensemble des documents non transmis. Elles sont forfaitaires (15 € par jour) et s’appliquent globalement, et non par document.
Conseil pratique : Il est recommandé de formaliser la demande par LRAR, en listant précisément les documents attendus (grand livre, relevés bancaires, factures, annexes, etc.) et en fixant un délai raisonnable (15 jours à un mois).
5. Que faire concrètement ?
| Étape |
Action |
| 1 |
Le président du conseil syndical adresse une mise en demeure (LRAR) au syndic, listant tous les documents nécessaires. |
| 2 |
Si le syndic ne répond pas sous un mois, les pénalités (15 €/jour) sont exigibles et imputables sur ses honoraires. |
| 3 |
Le nouveau syndic devra récupérer l’ensemble des archives et les comptes des exercices non approuvés (2024, 2025). |
| 4 |
Une fois les comptes récupérés, le nouveau syndic convoquera une AG pour approuver les comptes 2024 et 2025. |
| 5 |
Si le syndic persiste à ne pas transmettre les documents, le conseil syndical peut saisir le tribunal judiciaire. |
6. En synthèse
| Question |
Réponse |
| Les relevés bancaires sont-ils nécessaires ? |
Oui – pour le rapprochement bancaire (vérification du compte 512). |
| Que faire si le syndic refuse ? |
Mise en demeure (LRAR) puis pénalités de 15 €/jour (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). |
| Le fonds travaux doit-il être versé immédiatement ? |
Oui – « sans délai » sur un compte rémunéré (article 14-2 de la loi de 1965). |
| Une seule mise en demeure suffit-elle ? |
Oui – une demande globale est valable. Les pénalités s’appliquent globalement, pas par document. |
| Le nouveau syndic récupérera-t-il les archives ? |
Oui – l’ancien syndic doit transmettre toutes les archives sous un mois. |
Conclusion : La transmission des documents est une obligation légale. Le président du conseil syndical doit adresser une mise en demeure (LRAR) au syndic pour obtenir les documents nécessaires. Passé un mois, des pénalités de 15 €/jour sont exigibles. Le nouveau syndic devra récupérer l’ensemble des archives et convoquer une AG pour approuver les comptes 2024 et 2025. Si le syndic refuse de transmettre les documents, le conseil syndical peut saisir le tribunal.