Bonjour à tous,
Le syndic peut-il communiquer (transmettre, forwarder) à un gardien le mail d’un copropriétaire se plaignant du comportement de ce gardien ?
Merci.
Bonjour,
C’est un cas très fréquent en gestion de copropriété : un résident se plaint par courriel du comportement ou du travail du gardien. Le syndic peut-il transférer directement ce message au salarié pour lui demander des explications ?
La réponse courte : oui sur le principe, mais le transfert brut (« forwarding ») est vivement déconseillé sans précaution.
Voici les 5 règles d’or et jurisprudences à garder en tête avant d’appuyer sur « Transférer ».
1. C’est une correspondance professionnelle
Le mail adressé au syndic au sujet de l’exécution du travail ne relève pas de la vie privée. Il peut légitimement servir à informer le salarié des faits reprochés et fonder une demande d’explications.
2. Vérifier les faits avant de répercuter
Le syndic ne doit pas être un simple relais automatique des plaintes. Transmettre des reproches sans analyse ni discernement peut être sanctionné par les tribunaux.
3. Appliquer le réflexe RGPD (minimisation)
Avant toute transmission, il faut impérativement caviarder les données personnelles inutiles du copropriétaire (téléphone, adresse personnelle, remarques d’ordre privé). Seuls les éléments factuels pertinents doivent être conservés.
Le principe de minimisation du RGPD impose que seules les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité soient traitées.
4. Protéger la santé et la sécurité du salarié
Dans un climat conflictuel, transférer un message agressif peut envenimer la situation. L’employeur/syndic doit préserver la santé mentale du gardien et peut privilégier une reformulation ou adresser une mise en garde au résidant.
La Cour d’appel de Versailles (27 février 2025, n°24/02554) a confirmé qu’un syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, n’avait pas manqué à son obligation de sécurité dès lors qu’il avait écrit à l’auteur des violences pour le mettre en garde et en avait avisé le gardien.
5. Conserver une stricte neutralité
Une prise de parti systématique ou une inaction face à des réclamations abusives peut engager la responsabilité du syndic. À savoir : face à des agissements répétés ou abusifs, le syndicat des copropriétaires peut agir en justice contre le résidant.
La bonne pratique en gestion de copropriété
Au lieu de transférer le courriel d’origine, privilégiez la rédaction d’une note synthétique et factuelle :
« J’ai été saisi d’une réclamation concernant les faits suivants : [description neutre des événements]. Merci de me faire part de vos observations. »
Cette méthode protège à la fois le salarié, les données du copropriétaire et la responsabilité du syndic.
En synthèse :
| Question | Réponse |
|---|---|
| Le syndic peut-il transmettre le mail ? | Oui, car il s’agit d’une correspondance professionnelle. |
| Peut-il le transférer brut ? | Non, le transfert brut est déconseillé sans précaution. |
| Faut-il caviarder les données personnelles ? | Oui, le RGPD impose la minimisation des données. |
| Le syndic doit-il vérifier les faits ? | Oui, il ne doit pas être un relais automatique. |
| Quelle est la bonne pratique ? | Rédiger une note synthétique et factuelle. |